Giáo Dục

11 Điều Những Người Làm Việc Có Tổ Chức Và Hiệu Quả Thực Hiện Mỗi Ngày – Phần 1

Cập nhật: 21/11/2016
Chúng ta thường nhầm lẫn giữa việc làm việc có hiệu quả và việc cố gắng làm việc nhanh hết sức. Chúng ta sợ rằng khi tốn thêm một chút thời gian để sắp xếp công việc một cách khoa học sẽ làm mất hiệu suất làm việc. Thế nhưng thực tế đã chứng minh ngược lại:
 

11 Điều Những Người Làm Việc Có Tổ Chức Và Hiệu Quả Thực Hiện Mỗi Ngày – Phần 1

 

Trung bình các nhân viên văn phòng dành hơn một giờ mỗi ngày chỉ để tìm kiếm những thứ mà họ không biết đã để ở đâu.

Các giám đốc điều hành của Hoa Kỳ trung bình dành sáu tuần mỗi năm để lục lạo mớ hỗn độn trên bàn làm việc và trong tủ hồ sơ để tìm lại những thông tin cũ mà họ đang cần.

23% người lớn nói rằng họ thanh toán các hóa đơn trễ hạn vì chúng bị lạc mất.

Việc sắp xếp hồ sơ thiếu khoa học gây tốn kém cho bạn cả về tiền bạc lẫn thời gian. Nhưng nếu bạn có thể tự thuyết phục mình làm chậm lại một chút với sự ngăn nắp và có tổ chức, lợi ích mang lại sẽ rất tuyệt vời đến độ đáng ngạc nhiên!

"Cứ mỗi phút bạn bỏ ra để lập kế hoạch và tổ chức công việc, bạn sẽ tiết kiệm được một giờ làm việc"

Benjamin Franklin

Trong khi Benjamin Franklin có thể đã hơi phóng đại lên một chút trong ước tính của mình, việc bỏ thời gian để lên kế hoạch và sắp xếp công việc vẫn là một khoản đầu tư rất đáng giá. Các chuyên gia ước tính rằng cứ mỗi giờ bạn bỏ ra để lập kế hoạch và tổ chức công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm được 3-4 giờ làm việc.

Đó là lý do tại sao những người bình tĩnh và ít bị stress nhất lại là những người hoàn thành công việc tốt nhất. Họ hiểu được tầm quan trọng của việc tổ chức, và họ đã có được thói quen tổ chức công việc một cách trật tự ngăn nắp.

Có một tin vui cho bạn: bạn cũng có thể tự rèn luyện để trở thành người làm việc có tổ chức và hiệu quả bằng cách thực hành một số thói quen cần thiết như sau:

1. Người làm việc có tổ chức không để cho bàn làm việc của mình bừa bãi, lộn xộn

Bạn có thể tự tin cho rằng bạn biết chính xác tài liệu nào đang nằm trong đống giấy lộn nào. Nhưng nếu bạn không tin rằng người ta có thể làm việc hiệu quả hơn với chiếc bàn làm việc ngăn nắp và có tổ chức thì bạn đang tự lừa dối chính mình. Hành động sắp xếp gọn gàng đống tài liệu trên bàn làm việc giúp tâm trí bạn sắp xếp lại mọi thứ trong đầu. Ngoài ra, một nghiên cứu được tiến hành tại Đại học Princeton cho thấy não của chúng ta càng bị choáng vì sự bừa bộn trên bàn làm việc thì chúng ta càng khó tập trung làm việc. Điều này không chỉ là cảm nhận chủ quan; khi chụp cộng hưởng từ MRI, người ta thấy có sự khác biệt trong hoạt động não của các đối tượng trước một chiếc bàn gọn gàng và không gọn gàng.

2. Người làm việc có tổ chức không mất thời gian để làm đi làm lại một việc.

Người ấy sẽ không bao giờ để công việc còn đang lở dỡ bởi vì khi trở lại bắt tay vào làm tiếp cho xong sẽ cực kỳ mất thời gian. Nếu có thể được, đừng ngưng ngang và lưu lại email hoặc một cuộc gọi điện thoại để giải quyết sau. Ngay khi công việc đến tay của bạn, hãy hoàn thành, chuyển giao cho người có trách nhiệm hoặc là xóa đi.

3. Không trả lời ngay tất cả các email nhận được.

Người làm việc hiệu quả không cho phép e-mail liên tục cắt ngang công việc của mình. Ngoài việc kiểm tra e-mail theo giờ cố định, họ sử dụng tính năng lọc email ưu tiên. Họ thiết lập thông báo có thư đến cho các email quan trọng từ những nhà cung cấp quan trọng nhất và khách hàng lớn của họ, số email còn lại sẽ được xem vào thời điểm phù hợp. Một số người thậm chí còn thiết lập một trả lời tự động thông báo cho người gửi biết khi nào email của họ sẽ được xem.

4. Họ có một danh sách liệt kê các việc cần làm

Bạn còn nhớ những ngày khi người ta mua những quyển sổ kế hoạch (agenda) bọc da đắt tiền và ghi vào đó danh sách các việc cần làm có đánh dấu thứ tự ưu tiên không? Những quyển sổ đó giờ trông có vẻ lỗi thời nhưng không ai có thể phủ nhận tính hiệu quả của nó. Tại sao chúng lại hiệu quả? Chúng nhắc nhở ta tầm quan trọng của việc lập một danh sách những việc cần làm. Khi bạn tổng hợp mọi thứ vào một danh sách duy nhất, bạn luôn luôn biết nơi để tìm, và không tốn thời gian cố gắng để nhớ ra danh sách nào đang chứa những thông tin quan trọng mà bạn cần tìm.

5. Họ là người có mức độ tự nhận thức cao.

Những người làm việc có tổ chức và hiệu quả ý thức rất rõ ràng họ là ai. Họ biết điểm yếu của họ, và họ sử dụng cơ cấu tổ chức để khắc phục chúng. Nếu họ có xu hướng để cho các cuộc họp kéo dài quá lâu, họ sẽ thiết lập thời gian quy định cho cuộc họp. Nếu các cuộc họp hay bị kém hiệu quả, họ sẽ soạn lịch trình cuộc họp với các yêu cầu cụ thể. Nếu họ hay quên kiểm tra hộp thư thoại của họ vào buổi sáng, họ thiết lập chức năng nhắc nhở. Nhìn chung, cụ thể làm gì với các bước nhỏ nhặt là không quan trọng; điều quan trọng là họ suy nghĩ cẩn thận, sử dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp và lịch trình làm việc tốt để có thể khắc phục các điểm yếu. Họ luôn học hỏi và tự chịu trách nhiệm, chẳng hạn như tăng khả năng tự nhận thức của họ bằng cách làm các bài kiểm tra trí tuệ cảm xúc (mức độ khôn khéo, nhạy cảm).

Còn tiếp

Việt Dịch: An Nhiên

Tiến sĩ Travis Bradberry – Huffington Post

Tin tức liên quan

Giới thiệu bộ sách Truyện tranh Đạo đức “dành cho các bạn trẻ”
19/01/2020
Mẹ
27/05/2018
Tiền không có lỗi, lỗi tại ai
24/05/2018
Mang em đến bên Phật
19/01/2018
Triết Học Văn Phòng
30/03/2017